Цель работы: сформировать навык выполнения основных операций по проектированию и созданию баз данных. Знакомство с работой основных элементов СУБД: таблицы, запросы, формы и отчеты.
Теоретические сведения
Среда Base имеет интерфейс, характерный для windоws-приложений, и включает в себя следующие составляющие: титульную строку с кнопками управления окном, главное меню, панель инструментов, рабочее поле и строку состояния. На рабочем поле устанавливается окно, состоящее из трех основных частей:
1) База данных. Содержит названия основных типов объектов, с которыми работает Base (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты);
2) Задачи. Содержит список задач, которые можно решить для выбранного объекта.
3) Источник данных. Здесь можно выбрать источник данных для работы (определенную таблицу, форму, запрос или отчет).
Данные, с которыми работает СУБД, также могут быть выстроены в иерархическую последовательность. На верхнем уровне такой иерархии находятся основные объекты Base. К ним относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты.
Таблица - это главный тип объекта. Все остальные разновидности объектов являются производными от таблицы. Элементы данных, составляющих таблицу, - это записи и поля. Свойства элементов таблицы определяются типами, форматами полей и некоторыми другими параметрами.
Форма - это вспомогательный объект, без которого, в принципе, можно обойтись. Формы создаются для повышения удобства пользователя при просмотре, вводе и редактировании данных в таблицы.
Запрос - результат обращения пользователя к СУБД для поиска данных, добавления, удаления и обновления записей. Результат поиска (выборки) данных представляется в табличном виде. Термином «запрос» называют также сами команды обращения к СУБД.
Отчет - это документ, предназначенный для вывода на печать, сформированный на основании информации, содержащейся в таблицах и запросах.
Ход работы
- Проектирование базы данных.
1.1. Задача. Спроектировать базу данных «Группа».
1.2. Исходные данные: ФИО учеников вашего класса, дата рождения, домашний адрес и телефон.
1.3. Необходимо создать базу данных «Группа» с возможностью ввода данных с помощью формы, обеспечить сортировку учащихся по фамилии в алфавитном порядке с помощью запроса и вывода данных на печать.
- Создание базы данных.
2.1. Загрузите базу данных Base, используя Пуск / Офис / База данных. После чего откроется окно мастера баз данных:
Нажимаем кнопку Дальше >.
Кнопка Готово.
Вписываем название базы данных
Выбираем место для сохранения нашей базы данных
Нажимаем кнопку Сохранить.
3. Создание структуры таблицы.
3.1. Выбираем пункт Создать таблицу в режиме дизайна.
3.2. Заполните названия полей, указав для каждого поля его тип:
Для каждого поля заполняем значение по умолчанию например, для поля Фамилия значение по умолчанию Введите фамилию. Это позволит пользователю чётко ориентироваться в каком виде и куда вводить необходимую информацию. Это целесообразно делать, если вводимые данные можно вводить по-разному. Например, номер телефона можно ввести так: 89095897896, или так: 8 909 589 78 96, или так: 8(909)589-78-96. Чтобы данные были однообразными, можно пользователю дать соответствующую подсказку.
3.3. Сохраняем таблицу под именем База, на запрос о создании первичного ключа отвечаем да. Несмотря на то, что первичный ключ необходим для связи главной таблицы с подчинёнными и мы создаём однотабличную базу данных, первичный ключ нам всё-таки понадобится. Дело в том, что без него Base не позволит нам добавлять новые данные.
- Создаём запрос.
4.1. Для создания запроса воспользуемся мастером создания запросов. Для этого:
4.1.1. В окне База данных выбираем Запросы.
4.1.2. В окне Задачи выбираем Использовать мастер для создания запроса…
Нажимаем >> чтобы все Доступные поля переместились в Поля в запросе. Это необходимо сделать для того, чтобы все поля стали «видны» для формы, которую мы будем создавать для ввода данных в базу данных. Если какое-либо поле останется в окне Доступные поля и не будет перемещено в Поля в запросе, то это поле мы не увидим в форме и не сможем использовать в дальнейшем. Бывают случаи, когда некоторые поля не нужно отображать в формах, но эти случаи мы разберём позже.
Нажимаем кнопку Далее.
4.1.3. Настраиваем сортировку данных:
Для этого выбираем по очереди фамилию, имя и отчество в полях для сортировки. Порядок сортировки ставим для всех По возрастанию.
Нажимаем кнопку Готово.
5. Создаём формы для ввода и редактирования данных.
5.1. Форма для ввода данных предназначена исключительно для ввода новых записей.
5.2. В окне База данных выбираем Формы.
5.3. В окне Задачи выбираем Использовать мастер для создания формы…
В процессе создания формы может несколько раз появиться следующая ошибка:
Пока не обращаем на неё внимания, нажимаем Ок.
В списке полей для формы, выбираем Таблица:База и переносим известным нам способом все поля из Доступные поля в Поля в форме, нажимаем 2 раза Далее и переходим к 5 шагу:
Выбираем расположение главной формы как показано на рисунке.
На следующем шаге выбираем пункт «Форма используется только для ввода новых данных...», жмём Готово и сохраняем форму под именем Ввод данных.
Аналогично создаём форму для редактирования данных. Отличие заключается в том, что после 5-го шага жмём Готово и сохраняем под именем Просмотр и редактирование.
6. Заполняем базу данных.
6.1. Открываем форму Ввод данных и заполняем таблицу присутствующими в настоящий момент учащимися своего класса (группы).
6.2. Открываем форму Просмотр и редактирование. Изучаем все имеющиеся возможности.
6.3. Создаём кнопку для открытия формы Ввод данных из формы Просмотр и редактирование. Для этого сначала создадим специальный макрос для открытия форм. Макрос — минипрограмма, назначаемая кнопкам для выполнения определенных действий.
Для создания макроса выполняем следующее:
В появившемся окне выбираем:
Нажимаем кнопку Правка. Далее вводим программу:
Теперь возвращаемся к формам. Открываем форму Просмотр и редактирование правой клавишей мыши в режиме правки.
На боковой панели слева выбираем кнопку и создаем ее в форме. На кнопке правой клавишей мыши выбираем Элемент управления. Далее на вкладке Общие — текст пишем название кнопки «Ввод данных». Переходим на вкладку События — Выполнить действие и нажимаем кнопку с точками и указываем нужный нам макрос:
Закрываем форму, открываем двойным щелчком и проверяем нашу базу данных.